Gute Events erkennt man an glücklichen Gesichtern...

Baustein 3 einer erfolgreichen Event-Durchführung:

Die Begrüßung. 

Sie bekommen keine zweite Chance, um einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen. Das gilt auch bei Event-Starts.

Immer mehr Teilnehmer von Event-Marketing-Veranstaltungen kommen in der letzten Minute mit dem Handy am Ohr – ziemlich gestresst, vielleicht sogar direkt aus dem Büro. Sie können den Anreise-Streß verhindern, in dem Sie den Teilnehmern detaillierte und für jeden verständliche Anfahrtsinfos (inkl. Parken!) zukommen lassen – bis vor die Tür.

Spätestens dort bzw. am Check-In muss der Teilnehmer merken, dass er jetzt in eine andere, unglaublich interessante Welt eintaucht. Der Event muß Priorität 1 bekommen. Das erreichen Sie als Veranstalter durch ein herzliches, attraktives (nicht nur äußerlich) Personal am Begrüßungs-Counter und durch die ersten kleinen Überraschungen beim Check-In. Z.B. durch

• einen roten Teppich zum Check-In, 
• eine „Cocktail“- Begrüßung mit Handshake durch den Firmenboß,
• Give-Aways passend zum Veranstaltungsthema,
• Mitarbeiter, die einem das Auto parken und Hostessen, die den Teilnehmer auf dem Weg zum Check-In in ein zielführendes Gespräch einladen oder einen mit ersten guten Kontakte bekannt machen
• uvm.

Die Handouts sollten diese Einstimmung auf die Veranstaltung genauso unterstützen wie der Begrüßungskaffee/-tee und die Raumgestaltung. Idealerweise alles im Kontext des Themas/Mottos der Veranstaltung gekoppelt mit den Zielen des Events.

Disney Institute beklebt bei seinen Events beispielsweise den Boden vom Haupteingang des Hotels bis zum Check-In mit gelben Mickey-Mouse-Fußabdrücken, Mickey Mouse-Ballone gefüllt mit Gas schmücken den Weg, Musik aus Disney-Musicals verwöhnen die Ohren – eine ideale Begrüßung zu einem einzigartigen Event.

Ja - wenn der Empfang und die Begrüßung funktioniert hat, haben Sie einen sehr großen Bonus bei den Teilnehmern, auf dem Sie aufbauen können.

Weitere Tipps zur erfolgreichen Event-Durchführung bald hier in diesem Blog.

Haben Sie einen Teil dieser Blog-Serie verpaßt? Hier finden Sie die Links zu den anderen bisherigen Artikeln:

• Teil 11
• Teil 10
• Teil 9
• Teil 8
• Teil 7
• Teil 6
• Teil 5
• Teil 4
• Teil 3
• Teil 2
• Teil 1

Ihr

Siegfried Haider

experts4events - die Spezialisten für Marketing & Events!